GTD, Mise en pratique – 1

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1 – Choix de l’outil central du système – difficile.

Cette semaine, comme promis, je me suis penché sur la mise en place de GTD. Le moins que je puisse dire, c’est que n’est pas simple. En particulier à cause du nombre de logiciels disponibles, et parce je veux et dois disposer d’un système de collecte et de traitement fiable sur lequel je puisse compter et qui correspondent à mes exigences. J’ai recensé mes principales exigences et contraintes, que voici. Le système doit me permettre :

• De recenser toutes mes tâches importantes professionnelles et personnelles, ainsi que mes idées, en les classant par contexte (au bureau, à la maison, pro, perso, etc.), niveau d’énergie nécessaire, importance, échéance.
• De pouvoir prendre des notes et insérer des tâches dans le système n’importe où n’importe quand.
• Si j’utilise un logiciel, il doit pouvoir me permettre d’accéder à mon système au bureau et chez moi, et dans l’idéal de n’importe quel poste et de n’importe où.
• D’éviter au maximum les ressaisies, qui engendrent erreurs et pertes de temps.
• De minimiser au maximum le papier et d’opter pour le numérique. Le numérique est plus facilement stockable sans problèmes d’espace physique, il est transférable, convertissable, facile à sauvegarder. Il permet aussi de faire des recherches par mots clé et d’éditer beaucoup plus facilement les données déjà entrées. Et en plus il est plus écologique – en général. Et, oui, je suis un geek en reconversion, donc je préfère les nouvelles technologies

Ma principale contrainte est de pouvoir emporter mon système avec moi, pour pouvoir y insérer des entrées et le consulter de n’importe où. Je ne souhaite pas dans l’idéal utiliser un système de notes temporaires qui m’obligerait à ressaisir les notes dans mon système, et surtout qui m’obligerait à me rappeler de les rentrer dedans, j’écarte donc l’idée du carnet papier Moleskine, même si j’ai découvert cet excellent article sur l’art de transformer ce carnet en machine à faire du GTD pour moins de 20 €. Je vais donc m’orienter vers un outil numérique qui sera couplé à un logiciel. Pas de bol, j’ai cassé mon PDA il y a quelques jours et mon téléphone portable est un vieux Nokia dont les fonctions Smartphone sont limitées et très peu pratiques. J’ai un ordinateur portable que je trimbale avec moi toutes la semaine, mais je ne l’emporte généralement pas lors de mes déplacements privés et je n’ai pas envie de l’ouvrir – sortir de la mise en veille peut lui prendre de longues minutes – juste pour écrire une petite note et faire une consultation.

Bon, je prend cela comme le moment idéal pour investir dans un outil nomade qui deviendra mon compagnon GTD – et accomplira, c’est une obligation, d’autres fonctions.

Après réflexion et consultation de différents articles sur le web, j’envisage deux solutions possibles :

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