10 livres sur la Productivité et l’Efficacité en 14 semaines, ça fait beaucoup. Beaucoup trop d’ailleurs pour que je puisse appliquer tout ce que je voudrai après les avoir lu. C’est le principal écueil de mon défi fou du Personal MBA, et je le savais dès le début. Heureusement, un des points qui m’a motivé à tenter tout de même l’aventure, c’est que chaque livre contient des idées, des astuces, qui sont immédiatement applicables, sans qu’il soit besoin d’un temps important pour les mettre en oeuvre ou les approfondir.

Je vous en livre ici dix parmi celles qui m’ont semblées les plus pertinentes, avec le lien vers la chronique du livre dans lequel je les aient trouvées :

1. Si une chose demande moins de deux minutes pour être faite, faites-la immédiatement. Cela va augmenter de manière considérable votre productivité sans effort car ces choses qui demandent moins deux minutes 1) demandent presque autant de temps à être mis dans une liste to-do qu’à être réalisées, 2) étant donné leur petite taille, peuvent vite s’accumuler en un nombre difficile à gérer , 3) encombrent votre esprit inutilement quand elles ne sont pas dans une liste to-do et 4) leur non-réalisation peut avoir des conséquences disproportionnées par rapport au temps nécessaires pour les réaliser. Attention toutefois, parfois vous devrez vous ménager des plages de temps pour vous concentrer sur un projet, plages qui ne doivent souffrir d’aucune interruption.

2. Essayez ce truc contre les insomnies. Les insomnies sont une source terrible de perte de productivité, tout comme une source de mal-être, de mauvaise humeur, d’inattention et d’autres maux qui peuvent avoir des conséquences bien plus dramatiques dans nos relations avec les autres. Pour lutter contre les insomnies occasionnelles – pour les insomnies chroniques, il vaut en général mieux se tourner vers des traitements médicaux – essayez ce truc pour vous libérer l’esprit et vous débarrasser du flux continuel de pensées qui commence à vous assaillir :

• Ayez un papier et un stylo à coté de votre lit.
• Dès qu’une pensée vous assaille, écrivez-la sur une feuille et notez juste à coté la toute prochaine action à faire pour progresser au niveau de cette pensée.

Par exemple, si vous vous dites “je dois envoyer ce devis à un client”, notez :

Devis client – chercher les tarifs fournisseurs dans le catalogue

Si c’est “je crois que notre mariage est voué à l’échec”, notez :

Mariage - En discuter avec [meilleur ami]

Vous avez compris l’idée. Au fur et à mesure que vous couchez sur le papier vos pensées et les premières actions à faire, vous devriez vous sentir plus apaisé, et ces idées vont quitter votre cerveau, qu’elles n’ont plus besoin d’encombrer puisque vous avez pris une décision. Lisez Comment GTD Peut Vous Aider à Lutter Contre Les Insomnies – Et Quelques Autres Trucs pour approfondir.
Pour approfondir ces deux conseils, lisez la chronique de GTD.

3. Développez une attitude « Allons voir ! ». Parfois une visite rapide sur le terrain peut vous en apprendre plus qu’une semaine passée à analyser des chiffres, confortablement assis dans votre bureau. La prochaine fois que quelqu’un vient vous exposer un problème, levez-vous et dites-lui « allons voir !« , cela pourrait vous faire gagner un temps précieux.

4. Abstenez-vous d’utiliser un langage grossier sur le lieu de travail. Ce conseil peut sembler incroyablement vieux jeu en ce monde moderne et libéré, mais c’est pourtant du pur bon sens : ne pas utiliser de langage grossier ne sera jamais offensant pour personne. L’utiliser peut parfois offenser quelqu’un. Abstenez-vous en, vous éviterez peut-être des conflits ou des situations difficiles très gourmandes en énergie ou en temps.
Pour approfondir ces deux conseils, lisez la chronique de The unwritten laws of Business.

5. Pour chaque chose que vous faites, demandez-vous « Pourquoi fais-je cela ? Est-ce nécessaire ? ». Parfois nous accomplissons des choses par la seule force des habitudes, sans nous interroger sur leur nécessité si sur la nécessité qu’elles soient accomplies par nous plutôt que par quelqu’un d’autre. Cela peut être une grande source de perte de temps et d’énergie, car nous accomplissons parfois des tâches qui ne valent pas notre temps passé dessus ou ne sont tout simplement plus utiles. Posez-vous régulièrement cette question quand vous accomplissez une tâche : “Que se passerai t-il si je le supprimais ?”. Si la réponse est Rien, alors il faut mettre un terme à l’activité, sinon demandez-vous : « Est-ce que cette activité peut-être accomplie, et peut-être mieux, par quelqu’un d’autre ?« . Votre réponse vous donnera des indications sur ce que vous pouvez déléguer.
Pour approfondir, lisez la chronique de L’Efficacité, Objectif Numéro 1 des Cadres.

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6. Commencez juste.

Quelque soit ce que vous pouvez faire ou rêvez que vous pouvez faire, commencez-le. L’audace à du génie, du pouvoir et de la magie en elle !

Goethe

7. Fermez la boucle. Avez-vous déjà eu affaire à quelqu’un qui vous a dit « Nous vous rappellerons en cas de problème ? ». Deux semaines passent et toujours pas d’appel et vous commencez à vous demander si vraiment tout va bien. Quand les personnes ne ferment pas la boucle, elles laissent les autres dans l’attente, ce qui les distrait et peut même altérer subtilement les relations. Ne faites pas comme elles. Tenez les autres au courant. Ils vous sauront grès de respecter leur temps et vous le rendront d’une manière ou d’une autre.

8. Ne laissez pas votre Blackberry devenir votre maître. Ce n’est pas parce que la technologie vous permet de rester connecté 24 heures par jour que vous devriez le permettre.Vous ne donneriez pas à un marteau ou une clé à molette le pouvoir de décider quand il doit être utilisé. Ne donnez pas ce pouvoir à votre téléphone ou votre PDA. Définissez des plages horaires et des limites pour leur utilisation. Éteignez-les lorsque vous assistez à des réunions ou travaillez sur quelque chose qui impliquent d’autres personnes ou demandent de la concentration. Faites savoir que vous ne vérifiez plus vos emails ou vos messages téléphoniques après une certaine heure ou le week-end. Ainsi vous définirez une frontière plus nette entre les moments où vous travaillez et les autres, ce qui vous permettra notamment d’être plus concentré sur ce que vous faites.
Pour approfondir ces trois conseils, lisez la chronique de Cut to the Chase.

9. Sauvegardez régulièrement vos fichiers informatiques. Il y a deux types d’utilisateurs dans le monde : ceux qui sauvegardent déjà, et ceux qui le feront un jour, généralement après avoir perdu des semaines ou des mois ou des années de travail. Travaillant depuis plus de 8 ans dans le domaine de la prestation informatique, je ne peux que vous confirmer que la sauvegarde est un des sujets les plus fréquemment négligés, notamment par les petites entreprises et les particuliers. Cela me sidère toujours de voir que quelqu’un ayant passé parfois 20 heures pour écrire un rapport ou un document ne prenne pas une minute pour le sauvegarder… J’ai déjà vu un nombre suffisant de personnes n’ayant plus que leurs yeux pour pleurer après avoir perdu par négligence des données essentielles – dont un étudiant qui a perdu son mémoire de maîtrise un mois avant de devoir le rendre – pour être dégoûté par tant de souffrance inutile. Sauvegardez souvent, sauvegardez beaucoup, sauvegardez trop même : il vaut mieux trop de sauvegardes que pas assez. Lisez cet article sur Carbonite, une excellente sauvegarde automatique online et peu chère.
Pour approfondir, lisez la chronique en quatre parties de Bit Literacy.

10. Reconnaissez quand tout a été dit.

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